Jak wybrać kserokopiarkę do biura?

Wybór kserokopiarki to nie tylko „kupić urządzenie z dobrą ceną za stronę”. W praktyce liczy się nakład miesięczny, format dokumentów, kolor vs mono, szybkość, serwis i sposób finansowania. Poniżej checklista, którą stosujemy w OTUS przy doborze sprzętu dla firm — od 5-osobowego biura po dział księgowości z setkami wydruków dziennie.

1. Ile drukujecie i skanujecie?

Podstawowa metryka to liczba stron mono i kolor miesięcznie. Bez tego łatwo przepłacić:

• do 2 000 str./mc — kompaktowe A4 mono (np. Lexmark M5255) lub kolor A4 (Canon C1333i),
• 2 000–8 000 str./mc — szybsze MFP A4 lub wejście w A3 (Lexmark Seria 9, Canon 1643i),
• 8 000+ str./mc — bizhub A3, wyższa prędkość, finiser, wyższy limit ADF.

Przy wynajmie w OTUS pakiet stron dopasowujemy do realiów — bez dokupywania „na zapas”. Więcej: ile kosztuje wynajem drukarki.

2. Format A4 czy A3?

Jeśli drukujecie plany, foldery, prezentacje w A3 — potrzebujecie urządzenia A3. Jeśli 99% to faktury i korespondencja A4 — A3 to zbędny koszt abonamentu i miejsca. Porównanie: A4 vs A3 — jak dobrać format.

3. Mono, kolor czy oba?

Księgowość i wewnętrzne obiegi — zwykle wystarczy mono. Marketing, oferty dla klientów — kolor. W wielu firmach sens ma jedno urządzenie kolor A4 + polityka „kolor tylko z uzasadnieniem”. Szczegóły: druk kolorowy vs mono.

4. Prędkość i ADF

Prędkość druku (str/min) ma znaczenie przy kolejkach w godzinach szczytu. Ważniejszy bywa ADF (automatyczny podajnik) — skanowanie wielostronicowych faktur bez ręcznego kładzenia każdej strony. Przy 50+ skanach dziennie ADF to must-have.

5. Funkcje, które realnie oszczędzają czas

• Duplex — druk i skan obustronny (patrz druk duplex — oszczędności),
• Skan do e-mail / folderu — obieg dokumentów bez papieru,
• Finiser (zszywki, dziurki) — tylko gdy faktycznie używany,
• Bezpieczeństwo — PIN na wydruk, szyfrowany dysk (RODO).

6. Wynajem, leasing czy zakup?

Dla większości MŚP wygrywa wynajem z abonamentem — tonery, serwis i BDO w jednej fakturze, możliwość wymiany sprzętu po 3–4 latach. Leasing ma sens przy polityce „sprzęt na bilansie”. Kalkulacja: wynajem vs zakup.

7. Marka i serwis lokalny

Lexmark, Canon, Konica Minolta — w biurze sprawdzają się modele z lokalnym serwisem i dostępnością tonerów. W OTUS jesteśmy autoryzowanym partnerem wielu producentów — urządzenie dobieramy pod nakłady, nie pod prowizję od magazynu.

Checklista przed decyzją

1. Policz strony mono/kolor z ostatnich 3 miesięcy.
2. Sprawdź, czy potrzebujecie A3, koloru i finisera.
3. Oceń skanowanie (ile stron dziennie przez ADF).
4. Porównaj TCO wynajmu vs zakupu.
5. Zapytaj o czas reakcji serwisu (SLA) — co wpisać w umowie.

Chcesz rekomendację konkretnego modelu? Zostaw kontakt w OTUS — przygotujemy propozycję pod Wasze nakłady w 24 h.