Skan do folderu i skan do e-mail — poradnik ogólny dla firm
Skanowanie z kserokopiarki do folderu sieciowego lub na e-mail to podstawa obiegu dokumentów w biurze. Niezależnie od marki (Konica Minolta, HP, Lexmark, Canon) logika jest ta sama: udostępniasz cel (folder SMB lub serwer SMTP), potem rejestrujesz adres w urządzeniu. Poniżej wspólne zasady — szczegóły konfiguracji panelu dla każdej marki w osobnych artykułach.
Skan do folderu (SMB) — jak to działa?
- Użytkownik kładzie dokument w ADF lub na szybie.
- Na panelu wybiera Skan → Folder / SMB i zapisany adres.
- MFP łączy się jako klient SMB do PC/serwera i zapisuje plik PDF/JPG/TIF.
MFP musi „widzieć” komputer w sieci, znać ścieżkę, login i hasło. Windows 10/11 domyślnie blokuje gościnne logowanie — wymagane jest konto z hasłem.
Przygotowanie folderu w Windows (wspólne dla wszystkich marek)
Skan do folderu wymaga udostępnionego udziału SMB na PC lub serwerze. Na komputerze docelowym:
- Utwórz folder, np.
C:SkanyMFP. - Dodaj lokalnego użytkownika, np.
skaner(hasło stałe, bez wygasania). - Udostępnij folder w sieci — uprawnienia Zapis/Modyfikacja dla konta
skaner. - Sieć: profil Prywatna, włączone udostępnianie plików i drukarek.
- Ścieżka UNC:
\NAZWA-PCSkanyMFPlub\192.168.1.50SkanyMFP.
Starsze MFP często wymagają SMB 1.0 na serwerze Windows — szczegóły w artykule Windows 11 a sterowniki drukarek. Nowsze urządzenia (bizhub i, Canon Gen3, Lexmark z firmware 2020+) zwykle obsługują SMB 2.0/3.0.
Skan do e-mail — jak to działa?
- Administrator konfiguruje serwer SMTP w urządzeniu (adres, port, TLS, login).
- Rejestruje adresy odbiorców w książce adresowej lub pozwala użytkownikom wpisywać e-mail na panelu.
- Użytkownik skanuje → urządzenie wysyła wiadomość z załącznikiem PDF.
Ustawienia SMTP — typowe wartości
| Dostawca | Serwer SMTP | Port | Szyfrowanie |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 | STARTTLS (TLS) |
| Google Workspace | smtp.gmail.com | 587 | TLS + SMTP AUTH |
| Własny serwer Exchange | adres wewnętrzny / relay | 25 lub 587 | zależnie od polityki IT |
W firmie najlepiej użyć relay SMTP (bez hasła użytkownika w drukarce) lub dedykowanego konta skan@mojafirma.pl. Office 365 wymaga często rejestracji urządzenia lub connector SMTP — skonsultuj z administratorem.
Porównanie: folder vs e-mail
| Kryterium | Skan do folderu | Skan do e-mail |
|---|---|---|
| Duże pliki (20+ stron PDF) | Lepsze — brak limitu skrzynki | Może przekroczyć limit załąznika |
| Archiwum zespołu | Idealne — wspólny folder | Rozproszone skrzynki |
| Konfiguracja IT | SMB, firewall, udział Windows | SMTP, DNS, relay |
| Praca zdalna | Wymaga VPN do udziału | Działa wszędzie |
Poradniki dla konkretnych marek
- Konica Minolta bizhub — skan do folderu i e-mail
- HP — skan do folderu i e-mail
- Lexmark — skan do folderu i e-mail
- Canon imageRUNNER — skan do folderu i e-mail
Przy wynajmie urządzenia w OTUS konfigurację skanu możemy wykonać u klienta podczas wdrożenia — zapytaj o ofertę.
Szukasz oferty dla swojej firmy?